| 풀무원 / 모바일 거래명세서 관리로 일마감 가능 | |||
 
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모바일 거래명세서 관리로 일마감 가능 종이비용 연 5,800만원 절감, 거래처와의 신뢰 향상  풀무원이 1일 약 15만건에 해당하는 배송물품 거래명세서를 종이에서 모바일 환경으로 전환했다. 이로 인해 막대한 종이 사용을 줄이고 일마감이 가능해졌다. 풀무원홀딩스 IT지원팀 이영섭 과장은 “전자 거래명세서 구축을 통해 거래 문서를 방문 전달하던 방식에서 벗어나, 전자문서를 이용해 관리업무를 효율화하고 비용을 절감할 수 있게 됐다”고 밝혔다. 그동안 풀무원은 당일마감을 통해 실시간으로 정보를 확인하고 친환경 경영과 비용절감을 위해 종이 사용을 줄여야 한다는 필요성이 제기돼 왔다. 배송기사가 가맹점과 유통매장에 제품을 배송한뒤 거래명세서를 물류센터로 가지고 오면 이를 다시 취합해 영업본부로 와서 거래명세서를 정리하기까지 시간이 걸려 당일마감이 어려운 체계였기 때문이다. 따라서 이를 실시간으로 관리하기 위해 풀무원은 지난해 2월부터 논의를 시작했으며, 실질적으로 11월부터 개발에 들어가 3월 한달간의 시범사업을 거친뒤 4월부터 모든 가맹점에서 전자 거래명세서를 본격적으로 사용하기 시작했다. ‘거래명세서·TMS·박스자산관리’ 1개 어플로 통합 전자 거래명세서는 ▲모바일 거래명세서 관리 ▲바코드 거래명세서 관리 ▲모바일 어플 통합 등 3가지로 구분된다. 우선 전국 약 200여개의 가맹점은 기존 종이 거래명세서 대신 모바일로 거래명세서를 확인할 수 있도록 어플을 개발했다. 이에 따라 가맹점은 스마트폰 어플을 통해 가맹점 고유코드를 입력하면 가맹점에 도착한 물량 및 박스 정보를 확인할 수 있다. 실물과 비교해 확인하면서 체크한뒤 환/반품, 인수거절, 회수대상이 있을 경우에는 해당 품목을 클릭해 수량, 구분, 사유를 입력하고 사진을 촬영해 첨부한다. 이상이 없을 경우 비밀번호를 입력하거나 사인을 해 물량 인수를 확인하면 정보가 서버로 바로 전송된다. 모바일 거래명세서에는 인수작업시 종이에 메모하던 것을 모바일로도 그대로 옮겨와 메모기능을 삽입했으며, 만약 스마트폰이 고장나거나 분실했을 경우를 대비해 웹에서도 모바일과 동일하게 거래명세서를 확인할 수 있도록 했다. 유통매장은 모바일 거래명세서를 사용하기 위해서는 유통업체와 협의가 필요한 상황이므로, 기존 종이 거래명세서를 그대로 사용하는 대신 거래명세서에 1차원 바코드와 QR코드를 삽입했다. 바코드 구성은 25자리의 고유 식별키로 확정 관리하며, 거래명세서 파일서버에 이미지관리 기준을 수립해 연월 디렉토리별로 관리한다. 배송기사가 유통매장에 도착해 하차한뒤 모바일 어플을 통해 카메라로 QR코드를 인식하고 거래명세서와 매핑을 통해 정보를 확인한다. 이때 QR코드 오류에 대비해 1차원 바코드도 함께 삽입했으며, 카메라 장애 등으로 1, 2차 바코드가 모두 인식이 안될 경우 수기로 바코드 번호를 입력할 수 있도록 했다. 검수확인이 완료되면 거래명세서를 촬영해 저장하면 촬영이미지는 서버로 전송된다. 거래명세서 이미지 파일은 NFC 장비를 통해 관리하며, 장애 발생시에도 실시간으로 이미지를 보관해야 하므로 백업 서버를 준비해 NFC가 복구될 때까지 임시 서비스가 가능하도록 대비했다. 스마트폰이 고장나 촬영을 못할 경우에는 물류센터에 비치된 고속스캐너를 이용해 대량의 거래명세서를 일괄 자동 스캔을 통해 이미지화시켜 DB에 보관할 수 있도록 했다. 현재 고속스캐너는 거래처가 가장 많은 용인센터에 구축했다. 모바일 어플 통합은 기존 별도로 관리하던 TMS와 박스 자산관리 어플을 새로 구축한 모바일 거래명세서에 기능을 추가해 하나로 통합했다. 즉, 기존에는 배송기사가 배송지에 도착하면 TMS 어플로 운송관리를 보고하고 박스 자산관리 어플로 박스가 몇 개인지 확인했으나, 현재는 전자 거래명세서까지 3가지 업무를 한 개의 어플에서 모두 처리 가능하도록 한 것이다. 유통매장 거래명세서 추가 개선 계획 이처럼 전자 거래명세서는 가맹점과 유통매장에서 인수가 확정되는 순간 DB에 정보가 실시간으로 반영되므로 서명된 거래명세서를 수초 이내에 확인 가능하다. 또한 현장에서 모바일로 환/반품을 즉각 등록할 수 있으므로 배송기사는 환/반품 업무를 위해 물류센터로 회차하지 않고 배송완료시 바로 퇴근할 수 있다. 3개 어플 통합관리로 업무도 효율화됐다. 가맹점의 경우 종이 거래명세서가 사라져 연간 5,800만원을 절감할 수 있게 됐다. 풀무원은 거래명세서 관련 양식서식대 비용이 연간 1억 2,800만원(2012년 기준) 발생했으나, 전자 거래명세서 도입으로 45% 절감된 연 7,000만원만 발생할 것으로 예상된다. 무엇보다 빠른 정보등록으로 일일 마감이 가능해진 것이 가장 큰 특징이다. 또한 일일 마감을 위해 서명된 거래명세서를 전국 각 센터로 회송하는데 드는 시간과 비용을 절감할 수 있게 됐다. 이영섭 과장은 “전자 거래명세서 도입으로 마감 업무시간이 단축되고 실시간 정보 공유로 서비스 리드타임이 줄어들며 거래명세서 파손과 분실이 최소화되는 것은 물론 실시간 거래명세서 모바일 조회로 가맹점과의 신뢰를 구축할 수 있을 것으로 기대된다”고 밝혔다. 풀무원은 향후 유통매장에서 사용하는 종이 거래명세서를 추가로 개선할 예정이다. 현재 1개 매장당 출력하는 거래명세서는 최대 19장이다. 이를 배송기사가 일일이 사진을 찍어 전송해야 하는데, 배송지가 여러 곳이다 보니 거래명세서 사진을 찍는데 시간이 많이 소요되는 문제가 발생했기 때문이다. 현재 풀무원이 사용하는 양식은 MD별로 검수를 받도록 하는 거래명세서인데, 최근 유통업체는 검품과에서 한번에 검수를 받기 때문에 MD 구분이 무의미하다. 따라서 풀무원은 MD 구분란을 삭제해 최대 19장이었던 거래명세서를 3~4장으로 줄일 방침이다. 또한 향후 유통업체와도 모바일 거래명세서 사용을 협의할 계획이다. 데이터로 정보를 주고 받을 경우 얻게 되는 실익이 크기 때문이다. 이영섭 과장은 “우선 풀무원 데이터 신뢰성 확보가 우선이므로 이를 정교화 하는 작업을 계속 진행하고 있다”며, “아직 계획단계이므로 향후 유통업체와의 협업이 구체화되도록 노력할 것”이라고 밝혔다. <저작권자 ⓒ 월간 물류매거진(www.ulogistics.co.kr) 무단전재 및 재배포금지> |
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